Digitale ondertekening en handtekening

Brieven en documenten kunnen met een pen of op een digitale manier ondertekend worden. De zogenaamde 'digitale handtekening' wordt steeds vaker gebruikt dan die met een pen op papier. Dat is ook het geval bij de Rijksoverheid en gemeenten. Een digitale handtekening wordt bij de overheid ook vaak 'elektronische handtekening' genoemd. De gemeente Gulpen-Wittem zet haar digitale handtekening met software van ValidSign. Hiermee worden bepaalde medewerkers geautoriseerd en is altijd te zien wie, wanneer en waar iemand heeft ondertekend.

Rechtsgeldigheid ondertekening en handtekening

Ondertekening

Ook documenten of brieven zónder handtekening zijn rechtsgeldig volgens het Nederlands recht. Dit geldt ook voor e-mails, waar een ondertekening onder staat. Deze ondertekening (in tekst) bevat altijd de naam van de organisatie en de naam en functie van de ondertekenaar. In een gemeentelijke regeling genaamd 'mandaatregeling' is vastgelegd welke medewerkers welke besluiten mogen nemen. Twijfelt u over de rechtsgeldigheid van een ontvangen brief? Neem dan contact met ons op.

Handtekening

Soms is een handtekening wettelijk verplicht. Dan wordt een digitale ‘elektronische’ handtekening gezet. Vaak gebeurt dit bij bijvoorbeeld overeenkomsten of besluiten die niet in de mandaatregeling vastgelegd zijn. Bij bijzondere gebeurtenissen wordt wel nog soms met pen een handtekening gezet.

Heeft u een papieren exemplaar ontvangen van een document met een digitale handtekening? Dan is dit een kopie van het (digitale) en rechtsgeldige origineel. Het origineel is in bezit van de gemeente en kunt u altijd bij ons opvragen.

Europese wetgeving

Met de invoering van de Europese eIDAS-verordening in 2014 is het gebruik van elektronische handtekeningen definitief geworden in het Europese en Nederlandse recht.

Document met elektronische handtekening openen

Ontvangt u een elektronisch ondertekend document? Dan moet u een softwareprogramma hebben dat het document kan lezen en het certificaat bekijken. Een veel voorkomend programma is Adobe Acrobat Reader. Het prorgramma waarmee u opent controleert de handtekening. Als alles in orde is, ziet u dat op uw scherm. Als er een waarschuwing op uw scherm staat, mag u die handtekening niet zomaar vertrouwen. U moet dan uitzoeken wat er aan de hand is.