Evenementen in Gulpen-Wittem

Een handig handboek maakt het aanvragen van een vergunning gemakkelijker voor u

Elk jaar vinden in ons mooi heuvellandschap enorm veel evenementen plaats. Zij zorgen voor leven in de gemeente en dragen hiermee bij aan de levendigheid van Gulpen-Wittem. Naast de levendigheid moet er ook gedacht worden aan de leefbaarheid van onze bewoners. Daarom zijn er regels verbonden aan het organiseren van een evenement. Onze inwoners vinden het prettig wonen en toeristen verblijven graag in onze gemeente.

Evenementen zijn ook van sociaal belang. We vinden er nieuwe vrienden en het brengt mensen samen die elkaar anders niet gevonden hadden. De economie van gemeente Gulpen-Wittem heeft ook voordelen van evenementen; bezoekers besteden er geld en dat stroomt door naar de lokale ondernemers. Maar wat is dan een evenement? In onze Algemene plaatselijke verordening gemeente Gulpen-Wittem (hierna: APV) staat wat een evenement is volgens onze gemeente.

Met dit digitale 'handboek' geven we graag meer inzicht en creëren we handvatten voor de evenementenorganisatoren in de gemeente Gulpen-Wittem, zodat het aanvragen van een evenementenvergunning (melding of tijdelijke verkeersmaatregelen) een stuk makkelijker zal gaan. Dit handboek is dynamisch en wordt tussentijds aangevuld en geëvalueerd waar nodig. Wijzigingen worden tijdig gepubliceerd.

Heeft u vragen of opmerkingen over dit onderwerp? Neem dan contact op met het evenementenloket via e-mail: evenementen@gulpen-wittem.nl of tel. 14 043.

Gebruikershandleiding: hoe gebruikt u dit digitale handboek?

Dit handboek is een praktische uitwerking van ons evenementenbeleid. Het ene evenement is het andere niet. De feiten en omstandigheden tijdens een evenement bepalen aan welke eisen een evenement en een aanvraag moeten voldoen. Dit handboek geeft u een handvat om uw aanvraag evenementenvergunning (of melding) zo voorbereid mogelijk te doen. Ook vindt u hier verder nog tips voor het organiseren van uw evenement.

Het evenementenloket

Dit handboek probeert zo veel mogelijk vragen te beantwoorden. Ook verwijzen we naar het Nederlands handboek evenementenveiligheid; hier vindt u veel basisinformatie terug. Maar, het organiseren van een evenement blijft ingewikkeld. Is na het lezen uw vraag nog steeds niet beantwoord? Neem dan contact op met het evenementenloket. Het evenementenloket is hét aanspreekpunt bij de gemeente voor organisatoren. Dat kan via e-mail evenementen@gulpen-wittem.nl of via het algemene telefoonnummer 14 043.

Heeft u al een aanvraag evenementenvergunning gedaan via de digitale tool (Evenementenassistent)? Dan adviseren wij u om uw vraag via deze digitale tool te stellen. Op deze manier komt de vraag direct uit bij het dossier van de aanvraag. Dan kunnen wij uw vraag sneller en beter beantwoorden.

Een evenement organiseren

Hier leest u wat de gemeente Gulpen-Wittem onder een evenement verstaat en hoe u een evenementenvergunning aan kunt vragen.

Wat is een evenement (begripsomschrijving)?

De definitie van een evenement zoals dit door de gemeente Gulpen-Wittem is vastgesteld is terug te lezen in de APV. In de APV staat dat onder een evenement wordt verstaan: “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak”. Met “voor publiek toegankelijk” wordt een activiteit bedoeld (bijvoorbeeld een kermis) die voor iedereen toegankelijk is. Hiermee wordt dus geen bedrijfsfeest bedoeld waar alléén de werknemers van dat bedrijf welkom zijn, of een feest zoals een bruiloft. Heeft hetzelfde bedrijfsfeest kaartjes die door iedereen gekocht kunnen worden, dan is het wel weer toegankelijk voor iedereen. Naast dat het “publiek toegankelijk” moet zijn, moet het ook gaan om een “verrichting van vermaak”. Dit betekent dat de activiteit (bijvoorbeeld het feest) bedoeld is om het publiek te vermaken. Daarom is een herdenkingsplechtigheid bijvoorbeeld geen “verrichting van vermaak” het doel is namelijk niet vermaken, maar herdenken. In de gemeente Gulpen-Wittem hebben we daarom in onze APV uitzonderingen opgenomen. Dat betekent dat bijvoorbeeld zoals bovenstaande beschreven een herdenkingsplechtigheid toch wel een evenement is en een evenementenvergunning nodig is.

Incidentele festiviteiten / 12 dagen regeling

Vindt uw evenement plaats in een (sport)vereniging, gemeenschapshuis of (horeca) bedrijf waarbij al een horecavergunning aanwezig is? Dan kunt u een Kennisgeving Incidentele Festiviteit indienen. Bijvoorbeeld een festiviteit met live muziek of een afsluitend feest na een toernooi. U kunt maximaal twaalf keer per jaar een incidentele festiviteit melden. U dient de incidentele festiviteit minstens tien werkdagen van tevoren bij de gemeente te melden waar de festiviteit plaats vindt.

Soorten evenementen

We maken in onze gemeente een onderscheid tussen ‘kleine’ evenementen en evenementen. Dit staat uitgebreid uitgelegd in de APV maar hieronder alvast de belangrijkste punten:

Kleine evenementen zijn evenementen die aan de onderstaande voorwaarden voldoen:

1. Het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 200 personen;
2. De activiteiten plaatsvinden tussen 10.00 uur en 00.00 uur;
3. Geen muziek vóór 10.00 uur of na 23.00 uur ten gehore wordt gebracht,
4. De activiteiten niet plaatsvinden op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeergelegenheid of anderszins een belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten;
5. Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 20 vierkante meter per object en niet meer dan 6 objecten per straat;
6. Het een wielertoertocht betreft met minimaal 101 en maximaal 250 deelnemers;
7. Het een toertocht betreft, waarbij het aantal gemotoriseerde voertuigen dat deelneemt minder dan 100 bedraagt en vanaf 20 deelnemende voertuigen melding wordt gemaakt van de toertocht.
8. Voldoet uw evenement aan bovenstaande voorwaarden, dan is er geen evenementenvergunning nodig. Er dient dan een melding gemaakt te worden. Dit dient uiterlijk 4 weken voorafgaand aan het evenement gedaan te worden en kan worden gedaan via het evenementenformulier.

Vanuit de gemeente ontvangt u een ontvangstbevestiging. Mocht er een reden zijn om de melding te weigeren, dan hoort u dit binnen twee weken.

Twijfelt u of u een vergunning of melding nodig heeft? Lees dan onze informatiepagina hierover door. U kunt ook altijd contact opnemen met het evenementenloket.

Hoe vraag ik een evenementenvergunning (of melding) aan (via de digitale tool)?

Via onze digitale tool kunt u een evenementenvergunning aanvraag doen. Er is ook een handleiding van deze tool.
Het is belangrijk om uw aanvraag zo voorbereid mogelijk te doen, zodat de aanvraag direct zo compleet en overzichtelijk mogelijk kunt doen. Het evenementenloket kan uw aanvraag pas in behandeling nemen als deze compleet is. Wij geven u uitleg over de verschillende documenten die u wellicht moet aanleveren, denk hierbij aan het veiligheidsplan of een plattegrond van het evenementen terrein.

Via de digitale tool kunnen hulpdiensten gezamenlijk uw aanvraag inzien, beoordelen en van belangrijke feedback voorzien. Daarnaast staan alle documenten en berichten verzamelend in uw dossier, hierdoor kunnen bij calamiteiten ook alle hulpdiensten direct de belangrijke gegevens inzien. Ook kunt u berichten met bijvoorbeeld vragen sturen via de digitale tool; op deze manier blijven ze gekoppeld aan uw dossier.

Ik heb mijn aanvraag evenementenvergunning gedaan, en nu?

Misschien heeft u voor, tijdens of na uw aanvraag vragen voor de gemeente. Of u wilt weten wanneer u een reactie mag ontvangen. Hier leest u daar alles over.

Reactie op uw aanvraag

U heeft uw aanvraag afgerond en een bevestiging vanuit de digitale tool gekregen over ontvangst door ons. Nu bent u natuurlijk benieuwd wanneer u een antwoord mag verwachten op uw aanvraag. Voor sommige evenementen vragen wij advies van de hulpdiensten zoals politie en/ of brandweer, verkeerskundige, handhaving. Dit advies zullen zij zorgvuldig moeten doen, want het gaat hier om de veiligheid van uw evenement. Hierdoor kan het even duren voordat u antwoord krijgt.

Hoe krijg ik antwoord?

Het kan zijn dat er naar aanleiding van uw aanvraag nog extra informatie of documenten benodigd zijn. Deze vragen zullen vanuit de gemeente worden gesteld via de digitale tool. Wanneer er vragen gesteld zijn in de digitale tool ontvangt u ook een e-mail op het door u aangegeven e-mailadres. Houd daarom ook uw e-mail in de gaten, het kan zijn dat een reactie in de spambox belandt controleer dus ook deze regelmatig. Wanneer wij geen antwoord ontvangen op onze vraag kunnen wij in veel gevallen niet door. Hierdoor kan de beoordeling van uw aanvraag vertraging oplopen, in het uiterste geval kan uw evenement hierdoor niet doorgaan.

Betekenis van de status in de digitale tool

Wanneer u een aanvraag heeft ingediend voor een evenement ziet u een status staan. De digitale tool kent verschillende statussen, zoals bijvoorbeeld: ontvangen, in behandeling, advies gevraagd of vergunning verleend.

De betekenis van de verschillende statussen:

Waar moet ik op letten?

Wanneer u een vergunningaanvraag doet voor een evenement, dan zijn er verschillende dingen waar u op moet letten. Hieronder staan een paar belangrijke onderdelen opgesomd.

Doe uw aanvraag op tijd!

Wij hebben veel tijd nodig om uw aanvraag te behandelen. We moeten uw aanvraag overleggen met de adviesdiensten, zoals bijvoorbeeld politie, brandweer of verkeersdeskundigen. Daarom moet uw aanvraag uiterlijk 13 weken vóór het evenement bij ons binnen zijn. Wanneer u aanvraag te laat word ingediend, kan het zijn dat uw aanvraag niet in behandeling word genomen door de gemeente.

Het kan zoals eerder genoemd soms zijn dat de vergunning verlener nog meer informatie of documenten nodig heeft om de aanvraag te kunnen beoordelen. Zorg dan ook dat u goed bereikbaar bent nadat u uw aanvraag heeft gedaan, zodat de 13 weken termijn haalbaar is.
Let op: Het kan zijn dat er via de digitale tool een bericht word verstuurd, deze kan in uw spambox terecht komen.

Tip: Het is mogelijk om evenementen vergunningen aanvragen te hergebruiken via de huidige digitale tool. Dit kan via knop ‘Eerdere aanvragen bekijken en hergebruiken’. Let hierbij uiteraard wel op alle details en controleer of alle antwoorden in de aanvraag nog relevant zijn voor de komende editie van uw evenement.

Geef alle informatie

Het is belangrijk dat u in uw aanvraag zoveel mogelijk informatie geeft. Aan de hand van de informatie die de gemeente krijgt moet er beslist worden of het evenement veilig is en dat aan alle voorwaarden voldaan kan worden. Noem dan ook alle details bij uw aanvraag en zorg ervoor dat u alle gewenste documenten ook direct aanlevert. Welke documenten dat dienen te zijn verschilt per evenement. Tijdens uw aanvraag ziet u al vaak een overzicht van wat u moet aanleveren. Meer informatie hierover geven wij u hieronder.
Het is van belang dat u deze documenten direct bij uw aanvraag bijvoegt zodat de doorlooptijd zo kort mogelijk is.

Veiligheid en verkeer

Het is belangrijk om tijdens het organiseren van uw evenement goed na te denken over de mogelijke risico’s. Lees daarom onderstaande informatie goed door.

Veiligheidsplan

Evenementen zijn in drie categorieën ingedeeld, er zijn A, B en C evenementen. Waarbij een A evenement de lichtste, en C de zwaarste categorie is. Voor een B en C evenement is er altijd een veiligheidsplan nodig. Soms zijn er ook bij A-evenementen toch risico's, waardoor de politie, handhaving, brandweer of de gemeente toch een veiligheidsplan dient te ontvangen. Een veiligheidsplan is een belangrijk onderdeel waar de vergunning op geweigerd kan worden. Daarom is het belangrijk dat u het veiligheidsplan met zorg samenstelt. Dit veiligheidsplan zal namelijk in het geval van een calamiteit ook door de hulpdiensten worden geraadpleegd. In dit plan staan ook eventuele (alternatieve) calamiteiten routes beschreven. Ook de inzet van eventuele beveiliging dient te worden opgenomen in het veiligheidsplan.
Denk bij het maken van een veiligheidsplan bijvoorbeeld aan wie de veiligheidscoördinator is, en of er alternatieve aanrijroutes voor de hulpdiensten zijn, welke plek kan worden ingezet als noodopvang of wat er dient te gebeuren wanneer er een grote brand uitbreekt.

Om u te helpen met het samenstellen van het veiligheidsplan, hebben wij een voorbeeldveiligheidsplan gemaakt. Dit is op te vragen via evenementen@gulpen-wittem.nl. Dit voorbeeld is een eenvoudig voorbeeld vanuit de huidige digitale tool, maar het helpt u alvast op weg. Komt u er toch niet uit of heeft u vragen? Neem dan contact op met het evenementenloket.

Publieke gezondheid en veiligheid

Evenementen kunnen ook een risico vormen voor publieke gezondheid en veiligheid. Voor een aanvraag evenementenvergunning vraagt de vergunningverlener daarom goede risicobeoordeling en maatregelen. Deze dient de organisator te beschrijven in zijn aanvraag en in een eventueel veiligheidsplan.
De vergunningverlener ontvangt vanuit de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) een advies op de vergunningaanvraag. Dit advies wordt onderdeel van de vergunning.

De GHOR hanteert voor evenementen een basisadvies. De vergunningverlener en de organisator kunnen dit bij ieder evenement betrekken. De standaard uitgangspunten van de GHOR zijn voor een groot aantal evenementen voldoende. Toch kan de GHOR ervoor kiezen om voor een evenement een maatwerkadvies op te stellen. Dit bespreekt de vergunningverlener, indien nodig, met de organisator.

Er zijn standaard uitgangspunten voor Gezondheid en Veiligheid bij Evenementen. Daarnaast vindt u op de website van GGD GHOR Nederland meer informatie over de gezondheidszorg tijdens evenementen, en informatie over waar u als organisator aan dient te voldoen.

Verkeer

Een belangrijk onderdeel van de veiligheid rondom een evenement is het verkeer. In veel gevallen zal het verkeer in enige vorm hinder ondervinden van het evenement. Zorg in dat geval dat u maatregelen neemt. Deze maatregelen verwerkt u in een verkeersplan.

Verkeersplan

Als organisator bent u gedurende het hele evenement (dus ook tijdens de op- en afbouw van het evenement) verantwoordelijk voor de veiligheid van het evenement. Als de verkeerssituatie rondom het evenement gewijzigd is, behoort ook het veilig regelen hiervan tot uw verantwoordelijkheid. Het is daarom uw taak als organisator om een risicoafweging te maken. Heeft uw evenement gevolgen voor het reguliere verkeer? Dan kan het nodig zijn om een verkeersplan te maken. Wanneer een verkeersplan nodig is en wanneer niet, hangt af van de gevolgen voor het verkeer en de risico’s. Loopt u op de stoep tijdens een wandeltocht en houdt u zich aan de verkeersregels? Dan is een verkeersplan meestal niet nodig.

In een verkeersplan omschrijft u uw plannen om de gevolgen voor het verkeer te minimaliseren. Dit kan door een goede kaart op te stellen met alle wegen, maatregelen en borden (bebordingsplan) of door een toevoeging te doen in het veiligheidsplan met alle verkeersimpact en bijbehorende maatregelen. Om de gevolgen voor het verkeer te minimaliseren beschrijft u bijvoorbeeld hoe u goede doorstroming wilt realiseren. Hoe u ervoor wilt zorgen dat de impact op het verkeer zo klein mogelijk blijft. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld verkeersregelaars in te zetten en duidelijke borden te plaatsen. Denk bij het opstellen van het verkeersplan goed over de gekozen oplossingen. Dat een weg gesloten is betekent niet dat er ook daadwerkelijk niemand meer door zal rijden. Het kan zijn dat de gemeente (of provincie) het verplicht stelt om een verkeersregelaar in te zetten. Hieronder leest u hier meer over.
Wanneer u een verkeersplan heeft gemaakt en deze is goedgekeurd dan is dit een van de voorwaarden op grond waarvan de vergunning verleend is.

Heeft u advies nodig? Neem gerust contact op met het evenementenloket via e-mail evenementen@gulpen-wittem.nl.

Afsluiten van wegen

Wilt u voor uw evenement een weg afsluiten? Om een weg af te kunnen sluiten moet de vergunningverlener een tijdelijke verkeersmaatregel maken. Om een tijdelijke verkeersmaatregel te kunnen maken moet de gemeente weten welke straten er afgesloten gaan worden. Het is belangrijk dat u hierbij aangeeft hoe de afsluiting eruit gaat zien, op welke tijdstippen en welke maatregelen u hiervoor neemt. Denk hierbij aan omleiding routes, verkeersregelaars inzetten en dergelijke. Geef dit altijd duidelijk aan bij uw aanvraag zodat de vergunningverlener alles compleet heeft om een juiste beoordeling te kunnen maken.
Let op: niet alleen voor het afsluiten van wegen zijn er tijdelijke verkeersmaatregelen (incl. voorwaarden) nodig. Ook voor bijvoorbeeld parkeerverboden en wijzigen van rijrichting dient u toestemming te krijgen van de wegbeheerder.

Verkeersregelaars

Bij een evenement op, of grenzend aan, de openbare weg kunnen vanwege de veiligheid verkeersregelaars worden vereist. Zij kunnen de verkeersstromen veilig leiden of omleiden. Ook voor het veilig afzetten van wegen of het evenement bereikbaar houden voor hulpdiensten zijn verkeersregelaars nodig. Dit is namelijk vaak een voorwaarden voor het verlenen van een tijdelijke verkeersmaatregel.

Niet alle verkeersregelaars zijn hetzelfde. Er bestaan twee soorten verkeersregelaars, de beroepsverkeersregelaar en de evenementenverkeersregelaar. Voor eenvoudige verkeersregelende taken kunt u evenementenverkeersregelaars inzetten. Hierbij moet u denken aan een stopteken geven bij een oversteekplaats, richtingaanwijzingen geven (zoals rechts- of linksaf) of bestuurders naar hun parkeerplaats wijzen. Het regelen van al het verkeer over een kruispunt is bijvoorbeeld geen taak voor een evenementenverkeersregelaar, dit is een taak voor beroepsverkeersregelaars of de politie. Denk bij de voorbereidingen van uw evenement dan ook goed na welke taken de verkeersregelaars moeten gaan uitvoeren zodat u weet of (of op advies/voorwaarden van vergunningverlener) er een evenementen- of een beroepsverkeersregelaar ingezet dient te worden.

Is het voor uw evenement voldoende om evenementenverkeersregelaars in te zetten, lees dan hieronder meer daarover.

Aanstellen evenementenverkeersregelaars

Wanneer iemand een geldige instructieverklaring heeft, kan deze door de gemeente als evenementenverkeersregelaar worden aangesteld. Deze instructieverklaring krijgt men na het succesvol afronden van een e-instructie. Als organisator maakt u een evenement aan bij Stichting verkeersregelaars Nederland(hierna SVNL). Onze vergunningverlener geeft akkoord op uw evenement. Hierna kunnen uw vrijwilligers de E-instructie volgen. Wanneer al uw vrijwilligers de E-instructie gevolgd hebben, dan geeft u een seintje naar onze vergunningverlener en levert u per e-mail de lijst (deze zal worden gegenereerd vanuit het account van SVNL) van geslaagden aan. De vergunningverlener kan dan zien wie geslaagd is en kan de geslaagde evenementenverkeersregelaars opnemen in een aanstellingsbesluit. Via zo’n aanstellingsbesluit kunnen verkeersregelaars voor één jaar of voor één evenement worden aangesteld. Het is belangrijk dat u bij de vergunningverlener aangeeft of het aanstellingsbesluit voor 1 evenement of voor één jaar aangemaakt dient te worden.

LET OP! De vergunningverlener krijgt een bericht wanneer u een evenement aanmaakt. Maar NIET wanneer alle vrijwilligers de e-instructie succesvol hebben afgerond. Let er daarom op dat u altijd de lijst (deze vindt u in het account van SVNL) met de namen en geslaagden doorgestuurd heeft naar het evenementenloket.

Gebruik provinciale wegen

De gemeente Gulpen-Wittem is niet wegbeheerder van alle wegen in onze gemeente, en kan dan ook niet voor alle wegen tijdelijke verkeersmaatregelen instellen. Wilt u een provinciale weg afsluiten, sorteervakken afzetten of een aanpassen? Dit dient u bij de wegbeheerder (Provincie Limburg) aan te vragen.
Houd er rekening mee dat hierbij een doorlooptijd van aanvraag tot verkrijgen van toestemming 6 tot 8 weken is.

Belangrijk om te weten

Drank

Wanneer u tijdens uw evenement drank wilt schenken, dan zijn er een aantal zaken waar u rekening mee moet houden.

Gebruik van herbruikbare plastic (Polycarbonaat) bekers

Het gebruik van glas tijdens een (buiten-)evenement is sinds 1 januari 2023 verboden in onze gemeente. In de APV is beschreven dat men duurzaam, herbruikbaar plastic dient te gebruiken.

Daarnaast is vanaf 1 januari 2024 consumptie op locatie met wegwerpbekers en -bakjes die plastic bevatten geheel verboden. Dat geldt bijvoorbeeld voor horeca, evenementen, kantoren, instellingen, verenigingen en sportclubs. Meer informatie over deze nieuwe regelgeving.

Schenken van alcohol

Wilt u alcoholhoudende drank schenken? Om alcohol op uw evenement te mogen schenken, kan het zijn dat u een ontheffing van de Alcoholwet (voor 2014 de Drank- en Horecawet) nodig heeft. U heeft een ontheffing van de Alcoholwet nodig wanneer u zonder horecavergunning bij uw gelegenheid alcohol wilt schenken. Is uw activiteit in bijvoorbeeld een buurthuis of een café, vraag dan aan de eigenaar of beheerder of er een horecavergunning aanwezig is. Dan is een ontheffing namelijk niet nodig.
Om een ontheffing van de Alcoholwet te krijgen moet er iemand op de locatie zijn die de verantwoordelijkheid neemt en tevens ook de vergunninghouder is. Diegene moet aan de volgende criteria voldoen:

1. de leeftijd van eenentwintig jaar hebben;
2. niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn.

Geluid

Wanneer u een evenement organiseert, geldt er een maximaal geluidsniveau. Wat het maximaal geluidsniveau is, hangt af van verschillende factoren. Deze normen en factoren staat beschreven in de APV.
Voor kleine evenementen waarbij een melding voldoende is, is het maximale geluidsniveau 75 dbA en 95 dbC. Voor andere evenementen word het maximale geluidsniveau van 80 dbA en 95 dbC gehanteerd.
Al deze getallen betreft; gemeten op de dichtstbijzijnde gevel van een gebouw of bij een park/open veld op 200 meter loodrecht van de geluidsbron (bij een tent is dit de buitenzijde van deze tent waarin de geluidsinstallatie is opgesteld).

Bouwsels en bouwwerken (tenten, bakkramen, kermisattracties, podia enzovoort)

Bij evenementen worden veel verschillende bouwwerken of bouwsels gebruikt (een bijeenkomsttent, tribune, podium of elke andere constructie die naar een plaats is gebracht of ter plaatse is geconstrueerd om daar kortstondig te functioneren.). Wanneer u tijdens uw evenement gebruikmaakt van een bouwwerk is de gebruiksvergunning van dit bouwwerk van toepassing. Wilt u een bouwsel inzetten bij een evenement, dan moet u extra goed nadenken over de plaatsing van deze constructie.
Zorg daarom dan ook altijd voor een plattegrond bij uw evenementenvergunning aanvraag. In deze plattegrond moet alles terug te vinden zijn. Denk hierbij aan: nooduitgangen, noodverlichting, podia en blusmiddelen. Alleen met een volledige plattegrond inclusief maatvoering kunnen de veiligheidsdiensten een beoordeling maken over de veiligheid van uw evenement en de bouwsels. Deze beoordeling zal in de vorm van een advies van bijvoorbeeld de brandweer naar de gemeente worden verstuurd, en op basis hiervan zal de vergunning wel of niet verleend worden.

Alvast enkele tips om goed voorbereid aan uw plattegrond te beginnen:

• Is een podium hoger dan 1m? Zorg dan voor een constructietekening van het podium bij uw aanvraag.
• Is de tent >25m2? Dan dient er bij uw aanvraag een tentboek aanwezig te bij uw aanvraag. Hierin moet tevens duidelijk vermeld staan wat de brandklasse van het tentdoek/zeil is. Dit gaat middels een certificaat. Huurt u de tent? Dan kunt u deze bij de verhuurder aanvragen.
• Noodverlichting in een tent is nodig >75 personen, teken deze mee in de plattegrond.
• Vluchtroute aanduiding is nodig >50 personen in een tent, teken deze mee in de plattengrond.
• Plaats bakwagens/bakkramen op een minimale afstand van 2 meter van een gebouw(en) en andere bouwsels zoals tenten, podia, marktkramen, andere bakwagens en of bakkramen. Als er gefrituurd wordt in de bakwagen; houdt rekening met 5 meter afstand tot andere gebouwen en 2 meter tot andere bakwagens en/of bakkramen.
• Enkel open vuren van 60cm x 60cm (in een vuurkorf) zijn toegestaan.
• In het besluit Brandveilig gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen staat de regelgeving met betrekking tot alle bouwsels. Hier vind u nog veel meer informatie over dergelijke constructies.

Sluitingstijden

In de evenementenvergunning worden altijd sluitingstijden opgenomen. De sluitingstijden zijn afhankelijk van het soort evenementen en ook deze staan beschreven in de APV.

Bij een klein evenement zijn de openingstijden vanaf 10.00 uur en 00.00 uur. Hierbij mag er dus ook geen versterkte muziek vóór 10.00 uur of na 23.00 uur ten gehore zijn.

Bij een evenement (waar een vergunning van toepassing is) zijn de openingstijden vanaf 07.00 uur en tot 02.00 uur. Hierbij moet de muziek staken om 01.00 uur, de horeca dient te sluiten om 01.30 uur en het evenemententerrein dient om 02.00 uur leeg te zijn.
De burgemeester kan gemotiveerd afwijken van bovenstaande openingstijden.

Facilitaire ondersteuning

Heeft u ondersteuning nodig van de gemeente? Dit kan!

De gemeente Gulpen-Wittem zal vanaf januari 2024 evenementen organisatoren enkel ondersteuning bieden op gebied van verkeersveiligheid. Dit betekent dat de gemeente verkeerborden ten behoeve van wegbeheer en verkeersveiligheid (enkel borden met verkeerskundige noodzaak) kan leveren en plaatsen. Daarnaast heeft de gemeente een beperkt aantal dranghekken (op=op, vraag dus op tijd aan!) beschikbaar die door organisatoren kunnen worden ingezet ten behoeve van de veiligheid.
In het kader van de verkeersveiligheid en wegbeheer is het ook mogelijk om ondersteuning te vragen in het, tijdelijk, verwijderen van straatmeubilair. Denk hierbij aan een verplaatsbare plantenbak of fietsenrek.

Bovenstaande kan worden aangevraagd via een aanvraagformulier. Dit formulier kunt u opvragen via mail: evenementen@gulpen-wittem.nl.

Let op: De ondersteuning aanvraag dient uiterlijk 4 weken voorafgaand aan uw evenement aangevraagd te worden. Is de aanvraag te laat ingediend, kan de buitendienst deze niet meer in behandeling nemen.

Het formulier dient vervolgens volledig ingevuld verstuurd te worden naar evenementen@gulpen-wittem.nl, waarna er wordt gekeken of er beschikbaarheid en mogelijkheden voor levering zijn. Het evenementenloket zal vervolgens de levering/plaatsing bevestigen.

Let op: het kan zijn dat, in verband met calamiteiten, de gevraagde materialen niet geleverd kunnen worden. Een bevestiging vanuit het evenementenloket is dus niet altijd een garantie.

Daarnaast kunt u via de gemeente verkeershesjes lenen. Ook deze kunt u aanvragen bij het evenementenloket. Deze zullen dan voor u klaar gelegd worden bij de receptie van het gemeentehuis. Ook hierbij geldt op=op!

Reclame

Wilt u reclame maken voor uw evenement?
Dit kan gratis door uw evenement op de populaire online evenementenkalender van de gemeente Gulpen-Wittem te promoten. Uw evenement verschijnt na aanmelding snel op de evenementenkalender.

In ons reclamebeleid staat wat er verder betreft reclame wel en niet mag in onze gemeente.

Extra aandacht voor uw evenement is ook mogelijk

Als gemeente bevelen wij van harte aan om extra aandacht te geven aan uw evenement. Dit kan via Visit Zuid-Limburg; zij bieden hiervoor twee mogelijkheden om gebruik te maken van hun beschikbare kanalen: een gratis optie en een betaalde optie.

Gratis optie 1: UITagenda
U kunt uw evenement gratis aanmelden voor de UITagenda van Visit Zuid-Limburg. Met ruim 750.000 bezoekers per jaar is deze kalender een populaire informatie en inspiratiebron voor zowel inwoners als bezoekers van de regio, waardoor uw evenement een breed publiek kan bereiken. Door uw evenement op deze kalender te plaatsen, vergroot u de zichtbaarheid van het evenement. Meer informatie vindt u op de website van Visit Zuid-Limburg.

Betaalde optie 2: Promotiepakketten voor evenementen
Bent u op zoek naar extra promotiemogelijkheden voor uw evenement? Evenementen zijn er in verschillende soorten en maten, en zo ook de evenementenpakketten. Deze pakketten zijn ontworpen om uw evenement extra zichtbaarheid en promotie te geven. Door te kiezen voor een evenementenpakket, kunt u profiteren van diverse marketing- en promotietools die specifiek zijn gericht op het vergroten van de bekendheid en het succes van uw evenement. Ook kunt u meeliften op het grote bereik dat Visit Zuid-Limburg via verschillende kanalen heeft, waardoor uw evenement nog meer potentiële bezoekers bereikt. Meer informatie staat op de website van Visit Zuid-Limburg.

Wielerbeleid

Wieleractiviteiten

In het heuvelland is er veel fietstoerisme. Om voor organisatoren van wielerwedstrijden, tochten of pelotonstochten meer kaders te krijgen is er sinds 2014 een wielerbeleid vastgesteld tussen 14 Zuid Limburgse gemeentes, waaronder ook Gulpen-Wittem. Hierin staan de regels en voorwaarden voor wieleractiviteiten beschreven.

Bent u een organisator van een wielertocht in Zuid Limburg? Dit loopt via 1 coördinatiepunt namelijk; Limburg Cycling. Limburg Cycling zorgt voor een eerste beoordeling van uw aanvraag en zal hierna uw aanvraag doorzetten naar de desbetreffende gemeentes. Op de website van Limburg Cycling kunt u een aanvraagformulier voor een melding of vergunningsaanvraag vinden.
Voor wielerwedstrijden kunt u direct een vergunningaanvraag doen bij de provincie. Hiervoor dient u bij de doorkomstgemeenten eerst een verklaring van geen bezwaar aan te vragen.

Subsidies

Het kan zijn dat uw evenement in aanmerking komt voor een subsidie. Dit hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal bezoekers en het belang van het evenement voor onze gemeente. Ieder evenement is anders en heeft zijn eigen DNA en karakter. Daarom is het lastig om evenementen rechtstreeks tegen elkaar af te wegen. Om hier overzicht in te brengen is er in 2024 een subsidieregeling vastgesteld. De voorwaarden vindt u terug in de subsidieregeling.

Hoe vraag ik subsidie aan?

Trekt uw evenement veel bezoekers aan en is het evenement belangrijk voor de gemeente Gulpen-Wittem? Denkt u dat u misschien recht heeft op subsidie? Dan heeft u een aanvraagformulier nodig. Dit kunt u aanvragen via het evenementenloket. E-mail: evenementen@gulpen-wittem.nl.