Handreiking participatie in het kader van de Omgevingswet

Ik heb een plan! Waar begin ik en hoe betrek ik anderen daarbij?

Stel: je hebt een plan. Je wilt bijvoorbeeld een nieuwe garage bij je huis plaatsen, een festival organiseren of aan de slag met een speelterrein in de wijk. Of misschien heb je beroepsmatig een groter plan zoals het bouwen van een appartementencomplex met zorgfunctie. Werk je aan zo’n plan en heb je een vergunning nodig? Weet dan dat de gemeente Gulpen-Wittem het belangrijk vindt dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt bij dit plan. Dit wordt ook wel participatie genoemd. Deze handreiking geeft je tips hoe je als initiatiefnemer de omgeving kunt betrekken. De gemeente Gulpen-Wittem werkt bij haar eigen plannen ook met deze handreiking.

Waarom vinden we het gesprek met de omgeving belangrijk?

Je buren horen graag van jou over je plannen. Mensen die iets gaan merken van je plan vinden het over het algemeen prettig als je hen zelf informeert over het plan en vraagt hoe het voor hen is. Buren stellen het op prijs om van jou als initiatiefnemer over het plan te horen en het niet in de krant of op de gemeentelijke website te hoeven lezen op het moment dat de vergunningaanvraag wordt gepubliceerd. Jij bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het gesprek met de omgeving. Wie precies de buren zijn, is niet in algemene zin te zeggen. Het gaat erom dat je je best doet om de mensen en organisaties die een mogelijk belang hebben bij je plan te betrekken.

Anderen kunnen meedenken met je plan

Als je in gesprek gaat over je plan, kom je erachter wat je omgeving ervan vindt. En welke belangen, kansen en zorgen er zijn. Misschien kun je op basis hiervan je plan nog aanpassen. Hierdoor wordt je plan beter en heb je minder kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: je buren voelen zich gehoord en jij kunt verder.

De gemeente wil een zorgvuldig besluit nemen

Voor de gemeente Gulpen-Wittem is het belangrijk om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen die bij jouw plan spelen. Hierdoor kunnen wij een goede afweging maken en zorgvuldig en sneller besluiten over je plan. Is het gesprek met de omgeving altijd verplicht als ik een plan heb? Participatie is in een aantal gevallen verplicht. De gemeenteraad heeft die gevallen benoemd en vastgesteld in gemeentelijk beleid. Vaak gaat het over gevallen waarvoor een afwijking van het omgevingsplan nodig is (zogenaamde opaprocedures).

Kom je bij de gemeente met een plan waarbij participatie verplicht is? Dan wijzen wij je hierop. Echter, in de gemeente Gulpen-Wittem wordt het betrekken van buren en/of partijen die belang hebben bij jouw plan altijd gestimuleerd en geadviseerd. Ook als dat niet verplicht is. De praktijk wijst namelijk uit dat dit leidt tot betere plannen en minder klachten en bezwaar. Als de gemeente moet afwegen of ze meewerkt aan jouw plan kan participatie een rol spelen. Let op: Goede participatie helpt, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning.

Hoe organiseer ik het gesprek met de omgeving?

Hieronder beschrijven we hoe je in een paar stappen het gesprek met de omgeving kunt organiseren. Er wordt door de gemeente gezorgd voor een “gereedschapskist participatie” waarin je inspirerende voorbeelden vind. Deze voorbeelden helpen je op weg om participatie goed vorm te kunnen geven. Deze gereedschapskist wordt jaarlijks aangevuld met lokale voorbeelden en is in ieder geval te vinden op deze gemeentelijke website. Sommige onderdelen zijn wellicht ook op papier te verkrijgen.

De inhoud van de gereedschapskist. Tips voor een aanpak in verschillende situaties:

• Do’s en don'ts
• De participatieladder met een duidelijke uitleg en voorbeelden van hoe
• deze toegepast kan worden
• Voorbeeldbrieven
• Een lijst met digitale tools die bruikbaar zijn
• Voorbeelden van goed verlopen trajecten – ter inspiratie
• De gegevens van de kernenoverleggen

En wat er verder nog handig is, zoals bijvoorbeeld een ‘invulverslag’.

Door team kernencontact van de gemeente wordt een spreekuur ingesteld waarop mensen terecht kunnen met hun vragen over hoe ze het gesprek met de omgeving kunnen aanpakken, en worden mensen geadviseerd over creatieve manieren voor het voeren van een goed gesprek. Het gesprek aangaan over jouw plan kun je doen op de manier die jou het beste lijkt. De vragen in het tekstblok ‘Gesprek goed gevoerd? in deze handreiking kun je als checklist gebruiken.

Wat is een handige volgorde?

Breng in beeld wie er iets gaat merken van je plan

Bij ieder plan is het belangrijk om voor jezelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouw je een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op jouw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. In andere gevallen, bijvoorbeeld als je je bedrijf wil gaan uitbreiden, gaan meer mensen iets merken van je plan, zoals de
nabijgelegen bedrijven of de gebruikers van een gebied. Zorg dan dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek.

Hoe groter de impact van je plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie.

Bedenk waarover belanghebbenden kunnen meedenken

Voordat het gesprek plaatsvindt is het goed om te bepalen welke rol deelnemers hebben. Ga je een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan je buren. Wil je een buurtfeest organiseren, dan is het handig om je buren mee te laten beslissen over waar, wanneer en hoe. Participatie kan dus verschillende vormen hebben:

• Mensen laten weten dat je een plan hebt;
• Mensen laten meedenken over je plan;
• Mensen laten meewerken aan jouw plan;
• Mensen laten meebeslissen over jouw plan.

Door vooraf aan te geven welke rol belanghebbenden hebben en welke ruimte er in je plan zit om mee te denken of te werken, schep je duidelijkheid voor zowel jezelf als voor anderen.

Nodig de belanghebbenden uit

Je bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van het gesprek. Afhankelijk van de impact die je plan heeft op de omgeving, nodig je belanghebbenden tenminste twee weken voordat de bespreking plaatsvindt uit. Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie van jou als initiatiefnemer uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle
belanghebbenden. Het kan zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van je plan.

Voer het gesprek, maak het makkelijk en duidelijk

Overleg het liefst met belanghebbenden op de locatie waar het plan straks komt. Werk ook met beelden. Het is makkelijker meedoen als je weet hoe het eruit ziet en op welke plek het komt. Leg aan de hand van de beelden uit wat je ideeën zijn. Geef ook aan waar je al rekening mee hebt gehouden als het gaat om je omgeving. De deelnemers krijgen vervolgens de kans om hierop te reageren.
Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat betrokkenen sámen belangrijk vinden. Geef aan of je wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden. Vraag vervolgens aan de deelnemers of ze wel of niet tevreden zijn met jouw reactie. Maak ook goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van je plan.

Maak een verslag van elk gesprek

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken. Vermeld daarin in elk geval:

• waar en wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden;
• wie je daarvoor hebt uitgenodigd;
• wie er aanwezig waren als eigenaar/gebruiker van welk object;
• wie zich hebben afgemeld;
• een samenvatting van wat je als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor je plan;
• afspraken die je hebt gemaakt.

Stuur het verslag naar de deelnemers van het gesprek

Als je je plan naar aanleiding van het gesprek wilt bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als je ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, beschrijf dan waarom je daarvoor kiest. Stuur het verslag naar alle deelnemers.

Dien je vergunningaanvraag in met het gespreksverslag

Als het gesprek met belanghebbenden goed is afgerond, is het tijd om een aanvraag voor een omgevingsvergunning in te dienen. Voeg bij je aanvraag de gespreksverslagen en een samenvatting ervan toe. Samen met de overige gegevens heeft de gemeente dit verslag nodig om te komen tot een weloverwogen besluit. De omgevingsvergunning vraag je aan via het DSO. Dat is het digitale loket waar je omgevingsvergunningen bij de gemeente kunt aanvragen. Bij het indienen van de aanvraag via het DSO wordt ook gevraagd of
er participatie heeft plaatsgevonden en bestaat de mogelijkheid om verslagen en dergelijke bij te voegen.

Hoe beoordeelt de gemeente het gesprek met de omgeving?

Wanneer je een omgevingsvergunning aanvraagt weegt de gemeente ook de participatie mee, rekening houdend met de omvang van je initiatief. De gemeente kijkt naar wie je betrokken hebt, hoe je hen betrokken hebt en wat je gedaan hebt met de resultaten van het gesprek. De gemeente neemt een beslissing op je aanvraag en weegt daarin, naast participatie, allerlei zaken af. Als je het gesprek hebt gevoerd en je kan dat aan de gemeente laten zien, dan kan je dat helpen bij het krijgen van een vergunning. Goede participatie helpt maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Ook blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid voor bezwaar en beroep gewoon bestaan. Maar, zoals al eerder aangegeven, door het voeren van een goed gesprek met je omgeving, kun je je plan beter maken en is er meer kans op draagvlak.

Advies nodig?

Zeker bij grote initiatieven is het verstandig om vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente. Vragen over participatie en het betrekken van de omgeving kunnen dan besproken worden. Maar ook bij kleinere initiatieven kan de gemeente je helpen. Uiteindelijk gaat het erom dat je als initiatiefnemer, belanghebbenden en gemeente goed met elkaar in gesprek blijft en elkaar goed uitlegt waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Zo kunnen we blijven samenwerken en samen zoeken naar de beste oplossing voor de gemeenschappen in Gulpen-Wittem.

Succes met de ontwikkeling van je plan!

Gesprek goed gevoerd?

Het gesprek met de omgeving is een onderdeel van de ruimtelijke procedure van de gemeente Gulpen-Wittem. In de besluitvorming kijkt de gemeente of het gesprek goed is gevoerd. Om dit te beoordelen, kun je de volgende vragen als leidraad gebruiken:

1. Vormden de deelnemers aan het gesprek een goede afspiegeling van alle belanghebbenden van je plan?
2. Hoe hebben minder mondige/bescheiden belanghebbenden hun inbreng geleverd?
3. Kon iedereen in vrijheid zijn mening geven?
4. Hoe is er geluisterd naar elkaar?
5. Wat heb je als initiatiefnemer met de wensen en ideeën van de deelnemers gedaan en waarom?
6. Hoe ben je omgegaan met afwijkende standpunten en zorgen van belanghebbenden?
7. Hoe heb je alle verschillende belangen afgewogen?
8. Is het voor alle betrokkenen duidelijk waarop zij wel en geen invloed hebben en waarom?
9. Zijn alle betrokkenen tijdig en duidelijk geïnformeerd?
10. Hoe waarderen de belanghebbenden de uitkomst en het proces van het gesprek?