Privacyverklaring

Hoe wordt mijn privacy beschermd?

De gemeente Gulpen-Wittem verwerkt persoonsgegevens om haar wettelijke taken uit te voeren, informatie te verstrekken aan inwoners en bedrijven of om diensten te verlenen.

De Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) helpt uw privacy te beschermen. De AVG regelt het verwerken van persoonsgegevens. Onder verwerken valt het verzamelen, vastleggen, ordenen en bewaren van uw persoonsgegevens. De gemeente mag volgens de AVG alleen uw persoonsgegevens verwerken voor een duidelijk omschreven doel. Dat doel moet vooraf zijn bepaald en goed zijn omschreven. De gemeente mag niet meer persoonsgegevens verzamelen dan strikt nodig is voor dat doel. De gemeente richt haar werkprocessen zo in dat deze aan de AVG voldoen. Waar het doorsturen van persoonsgegevens niet in wet- en regelgeving vastligt vraagt de gemeente vooraf om uw uitdrukkelijke toestemming.

Wat zijn persoonsgegevens en hoe gaat de gemeente ermee om?

Onder een persoonsgegeven wordt verstaan een gegeven dat herleidbaar is tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De gemeente Gulpen-Wittem verwerkt persoonsgegevens over u als inwoner of bezoeker doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer etc.

Uw gegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige manier in overeenstemming met de AVG verwerkt. Dat betekent dat wij uw gegevens alleen gebruiken wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben. Of voor andere doelen waarvoor u ze heeft achtergelaten. Denk hierbij aan verzenden nieuwsbrief en/of reclame, telefonisch contact of informeren over wijzigingen van diensten.

Meestal geeft u uw gegevens zelf. Soms mogen wij informatiesystemen raadplegen. Bijvoorbeeld als u schuldhulpverlening of een bijstandsuitkering aanvraagt. Hebben wij gegevens over uw gezondheid nodig, dan leggen wij u uit waarom. Medische gegevens van uw behandelaar krijgen wij alleen met een door u getekende verklaring. Soms is het nodig uw gegevens uit te wisselen met instellingen of instanties waarmee wij samenwerken. Bijvoorbeeld als die betrokken zijn bij een plan dat met u is opgesteld. Dit bespreken wij altijd van tevoren met u en gebeurt nooit zonder uw toestemming.

In uitzonderlijke situaties komt het voor dat wij uw gegevens delen zonder dat u dit (meteen) weet. In dat geval wegen andere belangen zwaarder dan die van u. Bijvoorbeeld bij een melding over huiselijk geweld, kindermishandeling of in het kader van jeugdbescherming. Maar ook bij opsporing van fraude of wanneer er sprake is van een ernstig voorval in de wijk. Ook dan worden nog steeds alleen de noodzakelijke gegevens verwerkt.

Persoonsgegevens inzien

Wilt u weten welke gegevens wij van u hebben verwerkt in een dossier? Dan kunt u vragen om uw dossier in te zien of een kopie te ontvangen. U hoeft niet aan te geven waarom u dit wilt. In uw dossier leest u hoe wij aan uw gegevens komen en met wie we ze hebben gedeeld. Op de website van de Stichting Inlichtingenbureau vindt u meer informatie over persoonsgegevens.

Persoonsgegevens aanpassen

Staan in uw dossier niet de juiste gegevens of is het niet compleet? Dan kunt u ons vragen uw dossier aan te passen. Dit kan niet altijd. Bijvoorbeeld als er een juridische procedure loopt waarbij de gegevens van belang zijn. Als het niet kan, kunt u wel een eigen verklaring hierover in het dossier laten opnemen. Ook kunnen wij soms uw gegevens afschermen, zodat niet iedereen ze kan zien.

Als wij uw verzoek niet of niet helemaal inwilligen, dan leggen we altijd uit waarom. U kunt hierover een besluit of beschikking krijgen. Hiertegen kunt u bezwaar aantekenen.

Persoonsgegevens verwijderen

De wet geeft aan dat u ook kan verzoeken om uw gegevens te verwijderen. Dit kan niet altijd, maar alleen in die gevallen waar de gemeente geen plicht heeft om de data actueel te houden of wanneer er sprake is van een wettelijke bewaarplicht. Als wij uw verzoek niet of niet helemaal inwilligen, dan leggen we altijd uit waarom. U kunt hierover een besluit of beschikking krijgen. Hiertegen kunt u bezwaar aantekenen.

Inzageverzoek verwerking persoonsgegevens

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan door de gemeente. Let wel: het betreft enkel gegevens die de gemeente Gulpen-Wittem beheert en het recht op inzage betreft alleen inzage in uw eigen gegevens. U heeft dus geen recht op informatie over anderen. Tenzij iemand u daar bijvoorbeeld een volmacht voor heeft gegeven. Het inzagerecht is geregeld in artikel 15 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Aanvraag inzageverzoek persoonsgegevens

LET OP: u kunt een digitaal verzoek om inzage kosteloos doen. Als u om papieren kopieën verzoekt, worden er kosten per pagina in rekening gebracht. De actuele kosten vindt u in de legesverordening, paragraaf 3.2. Gemeente Gulpen-Wittem verwerkt uw persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is en in overeenstemming met de privacy wet- en regelgeving. Wij gaan uiterst zorgvuldig en vertrouwelijk met uw gegevens om en hebben maatregelen getroffen om te voorkomen dat uw gegevens in verkeerde handen vallen of verloren gaan.

Delen met derden

De gemeente Gulpen-Wittem verstrekt uw gegevens niet zonder wettelijke grondslag aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeente Gulpen-Wittem blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De gemeente Gulpen-Wittem gebruikt ZIVVER om de veiligheid van onze communicatie te vergroten. Regelmatig verstuurt de gemeente privacygevoelige informatie via e-mail. Door een e-mail via ZIVVER te versturen, garanderen wij dat vertrouwelijke informatie met de modernste beveiliging wordt verstuurd. En dat niemand anders behalve u de inhoud van de e-mail kan lezen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De gemeente Gulpen-Wittem bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Opgenomen gesprekken Klantcontactcentrum

Als u belt met telefoonnummer 14043 of 043-8800600, dan krijgt u het Klantcontactcentrum (KCC) van de gemeente Gulpen-Wittem aan de lijn. Het KCC is het eerste aanspreekpunt voor al uw gemeentelijke vragen. U wordt vooraf op de hoogte gesteld wanneer de telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden worden opgenomen. Hiervoor wordt de volgende tekst vermeld: “Dit gesprek kan worden opgenomen voor trainingsdoeleinden”. Uw gesprek met de medewerker van het Klantcontactcentrum wordt opgenomen voor trainings- en evaluatiedoeleinden. Zodra u wordt doorverbonden naar een andere afdeling, of de verbinding verbroken wordt, dan stopt de opname van het gesprek.

Waarvoor gebruiken wij de opgenomen gesprekken?

Wij gebruiken de opgenomen gesprekken voor de training en coaching van onze medewerkers. Hierbij wordt door onze kwaliteitscoaches steekproefsgewijs gemonitord hoe onze medewerkers de beller te woord staan en of zij correcte antwoorden geven.
Deze kwaliteitscoaches zijn opgeleid om de gesprekken van de medewerkers aan de telefoon te beoordelen en hen te helpen de kwaliteit van hun gesprekken te verbeteren. Dit wordt gedaan om u de volgende keer nog beter van dienst te zijn. Er wordt door de kwaliteitscoaches geen aandacht besteedt aan de aard van de gesprekken, er wordt integer omgegaan met de inhoud en de opnames worden niet gedeeld met derden. Enige uitzondering hierop zijn gesprekken waarin agressie en/of bedreigingen worden geuit. In dat geval is het mogelijk dat wij de opnames delen met ons team Toezicht en Handhaving en/of de politie.

Wat is het bewaartermijn van de gesprekken?

Opgenomen gesprekken worden 6 maanden bewaard op een beveiligde server en worden daarna automatisch verwijderd, tenzij we een gegronde reden hebben om een gesprek langer te bewaren.

Welke privacyrechten heb ik?

De betrokkene heeft het recht om een kopie van het opgenomen gesprek op te vragen en om ons te verzoeken de opname te verwijderen. In de meeste gevallen zijn wij verplicht hier aan te voldoen, maar dit wordt per geval besproken met juridisch team. Als u een kopie van de opname wilt opvragen of de opname wilt laten verwijderen, dan kan dat per post of via ons contactformulier. Per post kunt u het versturen naar: Gemeente Gulpen-Wittem, Postbus 56, 6270 AB Gulpen.

In het verzoek vragen we u de volgende gegevens te vermelden: naam en achternaam, datum en tijdstip van het gesprek, telefoonnummer waarmee u met ons gebeld hebt, naam van de Klantcontactcentrummedewerker (indien mogelijk), bij verzoek tot verwijderen: de reden waarom u de opname wil laten verwijderen.

Het is niet toegestaan om opgevraagde opnames te delen met derden zonder onze toestemming.

Veilig versturen van privacygevoelige informatie via ZIVVER

Hoe opent u een bericht dat via ZIVVER is verstuurd? Hebt u een e-mail ontvangen van ons via ZIVVER? Dan opent u dit bericht door op de blauwe link met de tekst ‘Bekijk en beantwoord beveiligd bericht’ te klikken. U wordt dan automatisch doorgestuurd naar de webpagina van ZIVVER. Eventueel moet u hier ook een wachtwoord of sms-code invoeren (zie hieronder). In onderstaand filmpje ziet u hoe iemand zonder ZIVVER-account een bericht ontvangt en leest. Het is niet nodig een account aan te maken. En uiteraard zal ZIVVER u nooit reclame toesturen.

Bericht openen met een wachtwoord

U heeft een bericht ontvangen dat is beveiligd met een wachtwoord. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het bericht kunt lezen. Daarom heeft u een wachtwoord ontvangen. Klik op ‘Bekijk en beantwoord beveiligd bericht’ en vul dit wachtwoord in. Nu kunt u het bericht lezen.

Bericht openen met een sms-code

U heeft een bericht ontvangen dat is beveiligd met een code. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het bericht kunt lezen. Daarom sturen wij een code naar uw telefoon. Klik op ‘Bekijk en beantwoord beveiligd bericht’ en vul deze code in. Nu kunt u het bericht lezen.

Wilt u reageren op een e-mailbericht dat via ZIVVER is verstuurd?

U leest het bericht dat via ZIVVER is verstuurd op een beveiligde webpagina die lijkt op een mailprogramma. Als u op het bericht wilt reageren, dan kan dat op deze pagina. Onder het ontvangen bericht kunt u direct uw reactie typen. U verzendt deze reactie door op de verzendknop te klikken. Wanneer hier weer een reactie op komt, ontvangt u een notificatie per e-mail.

Meer over ZIVVER

ZIVVER biedt een oplossing voor het veilig versturen van berichten via e-mail, chat en file transfer. ZIVVER versleutelt berichten met gevoelige inhoud zoals patiëntgegevens, BSN-nummers of andere informatie die u veilig wilt versturen. Verstuurt u een bericht via ZIVVER, dan is dat gegarandeerd veilig. Dat betekent: zeker weten dat niemand anders dan de verzender en de ontvanger toegang hebben tot het bericht. Dus ook hackers niet. Daarnaast voorkomt ZIVVER dat organisaties gevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen.

Vragen?

Hebt u vragen over een ontvangen e-mailbericht? Kunt u het ontvangen bericht niet openen? Of hebt u vragen over ZIVVER? Neem dan graag contact met ZIVVER op: support@zivver.com. Meer weten? Bezoek de website van ZIVVER.

Responsible disclosure; doorgeven ICT kwetsbaarheden

De gemeente Gulpen-Wittem neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid. De gemeente neemt uitgebreide maatregelen om zijn computersystemen goed te beveiligen. Toch kunnen ook onze systemen (een) zwakke plek(ken) hebben. Wanneer u een kwetsbaarheid in 1 van onze systemen ontdekt, of u denkt dat er sprake is van een datalek, vernemen wij dit graag van u. Ook als u denkt dat er mogelijk sprake is van identiteitsfraude of van een ander strafbaar computerfeit, geef dit dan aan ons door via e-mail: pim@gulpen-wittem.nl (pim: privacy- en informatiebeveiligingsmeldingen) of bel met tel. 14 043. Wij kunnen dan snel gepaste maatregelen nemen.

Website analytics

De gemeente maakt gebruik van SiteImprove Analytics waardoor gegevens niet met derden worden gedeeld (zoals bijv. bij Google Analytics het geval kan zijn).

Uw rechten

U heeft een aantal rechten als de gemeente uw persoonsgegevens gebruikt of wil gaan gebruiken:

• Recht op informatie: Waarom zijn deze gegevens nodig en wat gaat ermee gebeuren?
• Recht op inzage in uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan door de gemeente.
• Recht op correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw gegevens als dat nodig is.
• Recht om “vergeten te worden”.
• Recht van verzet tegen verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op overdracht van zijn gegevens.
• Recht op het indienen van een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens.

Bovenstaande rechten gelden alleen op verwerkingen die niet door de wetgever zijn uitgesloten of worden beperkt. Denk hierbij aan de archiefwet die de gemeente verplicht om bepaalde bewaartermijnen aan te houden.

U kunt uw verzoek digitaal of schriftelijk indienen. De gemeente zal op dit verzoek in ieder geval binnen 4 weken schriftelijk reageren. Vervolgens kunt u de gemeente verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen, waarbij u in uw verzoek dient aan te geven welke wijzigingen u wenst. Ook op dit verzoek zal de gemeente in ieder geval binnen 4 weken reageren. Om misbruik te voorkomen vragen we u om een geldig legitimatiemiddel.

Wie houdt toezicht?

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving en toepassing van de privacyregels van de AVG. De gemeente heeft voor vragen over privacy een eigen, onafhankelijke medewerker aangesteld: de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Deze functionaris, dhr. J. Strikwerda, ziet binnen de gemeente Gulpen-Wittem toe op het juist verwerken van persoonsgegevens. De FG is voor u maar ook voor de gemeentelijke organisatie het eerste aanspreekpunt over privacy.

Mocht u een privacy-gerelateerde vraag hebben dan kunt u deze aan de FG stellen. Dit kan via mail: info@gulpen-wittem.nl. De gemeentelijke FG is daarnaast ook telefonisch bereikbaar via het telefoonnummer 14 043.

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klacht indienen

Bent u niet tevreden over de manier waarop de gemeente met uw gegevens is omgegaan, dan kunt u een klacht indienen.

Als u vragen heeft of u komt informatie tegen die niet (meer) correct is, mail dit dan svp naar de gemeent via info@gulpen-wittem.nl. Alle informatie die u ons verstrekt, behandelen wij vertrouwelijk. Wij gebruiken uw persoons- of adresgegevens uitsluitend waarvoor u ze heeft verstrekt.

Meldpunt overheidsregistraties

Vanaf januari 2021 is het Meldpunt Fouten in Overheidsregistraties (MFO) van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) geopend. Het MFO helpt burgers, bedrijven en organisaties problemen op te lossen met overheidsregistraties. Het meldpunt helpt om fouten te herstellen.

Wijzigingen privacyverklaring

Dit privacystatement kan door de gemeente Gulpen-Wittem te allen tijde worden gewijzigd, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website van de gemeente Gulpen-Wittem zijn gepubliceerd. Wij raden u aan dit privacystatement geregeld te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.
De gemeente Gulpen-Wittem is verantwoordelijk voor de inhoud van deze website en doet er alles aan deze juist en actueel te houden.